Hur gör man en budget för ett nystartat företag?

Kort svar

Du skriver ned tre saker: vad det kostar att komma igång, vad verksamheten förväntas dra in och kosta under ett år, och när pengarna faktiskt rör sig in och ut från kontot. Det är startbudget, resultatbudget och likviditetsbudget, och de behövs alla tre eftersom de besvarar olika frågor.

För ett nystartat företag finns ingen historik att extrapolera från. Det gör budgeten till en samling antaganden snarare än en prognos — och just därför ska antagandena skrivas ned synligt. En siffra vars ursprung ingen minns går inte att korrigera när verkligheten visar något annat.

Tre budgetar, tre frågor

Att resultat och likviditet kan peka åt olika håll är inte ett räknefel utan hela poängen. Ett bolag kan visa vinst och ändå sakna pengar, om intäkterna är fakturerade men inte betalda. Det omvända går också: pengar på kontot i början av en verksamhet är ofta startkapital, inte förtjänst.

Startbudgeten

Startbudgeten svarar på hur mycket kapital som behövs innan verksamheten bär sig själv. Den innehåller två sorters poster: engångskostnader för att komma igång, och det rörelsekapital som krävs för att överleva tiden fram till att intäkterna kommer.

Den andra posten är den som oftast underskattas. Registreringsavgifter och inköp går att räkna på i förväg; hur många månader det tar innan kunderna betalar går det inte. Räkna därför med en period utan intäkter, och gör den längre än du tror.

Resultatbudgeten

Resultatbudgeten är intäkter minus kostnader för ett år, exklusive moms. Momsen hör inte hemma här eftersom företaget bara förmedlar den vidare: den du tar ut av kunden ska betalas in, och den du betalar på inköp får du dra av.

1. 1

   Börja med intäkterna underifrån

   Räkna pris gånger volym, inte en önskad omsättning. Antalet kunder per månad och vad var och en betalar är två antaganden som går att pröva mot verkligheten. En omsättningssiffra som satts först och motiverats efteråt går inte att pröva mot någonting.
2. 2

   Skilj rörliga från fasta kostnader

   Rörliga kostnader följer volymen — material, frakt, provision. Fasta gör det inte — hyra, försäkring, abonnemang. Uppdelningen visar hur mycket volymen måste öka för att täcka de fasta kostnaderna, alltså var nollpunkten ligger.
3. 3

   Ta med din egen ersättning

   Arbetstid som inte kostar något i budgeten gör verksamheten lönsam på papper genom att någon arbetar gratis. Det håller sällan över ett år, och det gör budgeten oanvändbar som beslutsunderlag.
4. 4

   Lägg till skatt och avgifter

   Preliminärskatt och egenavgifter eller arbetsgivaravgifter är verkliga utbetalningar och ska finnas med. Vilka som gäller beror på företagsformen — reglerna för enskild firma skiljer sig från aktiebolagets.

Likviditetsbudgeten

Likviditetsbudgeten följer pengarna månad för månad, inklusive moms, och tar hänsyn till när betalningar sker snarare än när affären görs. Det är skillnaden mellan att skicka en faktura och att få betalt.

Tre saker förskjuter tidpunkterna och hör alltid hemma här. Kundernas betalningsvillkor: trettio dagars kredit betyder att januaris arbete blir februaris pengar. Momsen: den du fakturerat samlas på kontot och ska betalas in vid redovisningsperiodens slut, vilket gör att saldot ser bättre ut än det är. Och lagret: varor som köpts in men inte sålts är pengar som redan lämnat kontot.

Vill du räkna på vad en kredit skulle kosta i månaden finns företagslånekalkylatorn.

Vanliga fel

• Att bara göra resultatbudget. Den säger ingenting om när pengarna finns, och det är likviditeten som avgör om företaget överlever det första året.
• Att lägga intäkterna för tidigt. Första kunden kommer nästan alltid senare än planerat, och betalar ännu senare.
• Att glömma momsens tidpunkt. Pengarna på kontot är inte alla dina.
• Att inte följa upp. En budget utan jämförelse mot utfall är en gissning som aldrig rättas. Uppföljningen är det som gör nästa budget bättre.
• Att räkna bort sin egen tid. Se ovan — det är samma fel som gör många verksamheter lönsamma i teorin och ohållbara i praktiken.

När budgeten visar underskott

Att likviditetsbudgeten går under noll någon månad är vanligt i en nystartad verksamhet. Det är inte i sig ett tecken på att idén är dålig — det säger att kapitalbehovet inträffar före intäkterna, vilket är normalt. Frågan är hur underskottet ska överbryggas.

Vilken finansiering som passar beror på vad underskottet beror på. Är det tillfälligt och återkommande kan en företagskredit vara rimligare än ett lån, eftersom den bara kostar när den används. Beror det på att kunderna betalar sent kan factoring lösa problemet vid källan. Är det en investering som ska betala sig över flera år är ett vanligt företagslån mer logiskt.

Är bolaget alldeles nytt saknas den historik långivare normalt bedömer, och villkoren blir därefter — vad som gäller då står på sidan om lån för att starta företag. Driver du enskild firma finns särskilda förutsättningar samlade på företagslån till enskild firma, och för mindre verksamheter i allmänhet på företagslån för småföretag.

Innan du lånar är det värt att gå igenom vilka kostnader som inte syns i kalkylen — bundet kapital i lager och kundfordringar är den vanligaste, och den behandlas under dolda kostnader.